Một chủ doanh nghiệp tại Hà Nội cho biết sau khi hoàn tất giải thể và thực hiện quyết toán thuế, doanh nghiệp bị xử phạt 17 triệu đồng do sử dụng hóa đơn được xác định là không hợp pháp. Trong số các hóa đơn bị cơ quan thuế kết luận vi phạm có 2 hóa đơn mua dịch vụ chữ ký số của VNPT.

Theo đại diện doanh nghiệp, tại thời điểm giao dịch, đơn vị không biết các hóa đơn này có liên quan đến một doanh nghiệp bị xác định là không còn hoạt động. Chỉ đến khi cơ quan thuế lập biên bản xử phạt, doanh nghiệp mới được thông báo về nguồn gốc của các hóa đơn.

Khoản tiền phạt ngoài dự kiến khiến quá trình hoàn tất thủ tục giải thể bị kéo dài. Để chính thức chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn tất các trách nhiệm pháp lý, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ phát sinh theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Bị đưa vào trạng thái 06, doanh nghiệp có thể bị “đóng băng” giao dịch. Trong quá trình làm sạch dữ liệu người nộp thuế, cơ quan thuế đang rà soát một lượng lớn doanh nghiệp có dấu hiệu ngừng hoạt động hoặc không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký. Trong số này có khoảng 620.000 doanh nghiệp thuộc diện rà soát, gồm khoảng 292.000 đơn vị đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục giải thể và hơn 325.000 doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Thực tế cho thấy không ít chủ doanh nghiệp chỉ thực hiện thủ tục giải thể sau nhiều năm ngừng kinh doanh. Khi đó, họ có thể phát hiện nhiều nghĩa vụ chưa được xử lý, từ hồ sơ khai thuế, hóa đơn đến các thủ tục liên quan đến chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Tuy nhiên, mức độ khó khăn khi giải thể không giống nhau. Một số trường hợp sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế có thể nhanh chóng thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động.

Theo quy định quản lý thuế, trạng thái 03 phản ánh trường hợp người nộp thuế đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Trong khi đó, trạng thái 06 thể hiện người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Trạng thái 06 không tự động phát sinh mà là kết quả của quá trình rà soát, xác minh của cơ quan thuế. Khi có dấu hiệu rủi ro hoặc nghi ngờ người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế có thể tiến hành xác minh thực tế, liên hệ với người đại diện theo pháp luật và thông báo cho người nộp thuế. Nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ khai thuế, không giải trình hoặc qua xác minh cho thấy thực tế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo và cập nhật trạng thái mã số thuế sang 06. Khi ở trạng thái này, người nộp thuế không được sử dụng mã số thuế trong các giao dịch kinh tế và không được lập hóa đơn điện tử cho đến khi tình trạng được xử lý theo quy định.

Không nên mặc nhiên truy thu thuế chỉ vì chưa đóng mã số thuế. Trước thực tế nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, một số ý kiến cho rằng cần có cơ chế xử lý phù hợp hơn.

Theo luật sư Nguyễn Văn Tuấn, Giám đốc Công ty Luật TNHH TGS, có cơ sở để xem xét việc chỉ xử lý hành vi không thông báo ngừng kinh doanh hoặc không thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trong trường hợp người nộp thuế thực tế đã ngừng hoạt động.

Tuy nhiên, chính sách không nên áp dụng một cách máy móc cho tất cả trường hợp. Điều quan trọng là phải phân biệt giữa việc không hoàn tất thủ tục hành chính với trường hợp thực tế vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế nhưng người nộp thuế không kê khai hoặc kê khai không đầy đủ.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã thực sự chấm dứt hoạt động, không còn doanh thu, không phát sinh giao dịch và không có căn cứ tính thuế, việc chưa thông báo ngừng kinh doanh hoặc chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế về bản chất là vi phạm nghĩa vụ về thủ tục. Trong trường hợp này, việc xử lý nên tập trung vào hành vi không thực hiện đúng thủ tục, thay vì mặc nhiên coi toàn bộ khoảng thời gian mã số thuế chưa được đóng là thời gian người nộp thuế vẫn hoạt động và phát sinh nghĩa vụ thuế.

Ngược lại, nếu dữ liệu quản lý cho thấy doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vẫn có doanh thu, giao dịch hoặc căn cứ tính thuế nhưng không kê khai, kê khai không đầy đủ, cơ quan thuế có cơ sở để truy thu số thuế còn thiếu. Tùy tính chất và mức độ vi phạm, người nộp thuế còn có thể phải chịu tiền chậm nộp và các chế tài xử phạt theo quy định.

Theo luật sư Nguyễn Văn Tuấn, không nên sử dụng trạng thái mã số thuế để thay thế cho căn cứ xác định nghĩa vụ thuế. Trạng thái mã số thuế chỉ là công cụ phục vụ quản lý, trong khi nghĩa vụ thuế phải được xác định dựa trên hoạt động kinh doanh thực tế, doanh thu, giao dịch và các căn cứ tính thuế.

Cần phân loại rủi ro để xử lý đúng đối tượng. Về lâu dài, chuyên gia cho rằng chính sách quản lý thuế nên chuyển mạnh sang cách tiếp cận dựa trên mức độ rủi ro. Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã thực sự ngừng hoạt động, không còn doanh thu, giao dịch hay nghĩa vụ thuế phát sinh, cần xây dựng cơ chế đơn giản để họ nhanh chóng hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động và đóng mã số thuế. Trong khi đó, những trường hợp vẫn duy trì hoạt động kinh doanh nhưng cố tình không kê khai, không nộp thuế hoặc che giấu doanh thu cần được đưa vào nhóm rủi ro cao và xử lý nghiêm theo quy định.

Cách tiếp cận này vừa giúp giảm gánh nặng thủ tục cho những người thực sự đã nghỉ kinh doanh, vừa tránh tạo kẽ hở để các trường hợp cố tình vi phạm lợi dụng việc doanh nghiệp đang trong trạng thái chưa hoàn tất thủ tục giải thể. Đối với những doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động từ lâu nhưng mã số thuế vẫn ở trạng thái hoạt động, chuyên gia khuyến nghị không nên chờ đến khi cơ quan thuế rà soát mới xử lý.

Việc chủ động hoàn tất các nghĩa vụ liên quan và chấm dứt hiệu lực mã số thuế sẽ giúp người kinh doanh khép lại đầy đủ trách nhiệm pháp lý. Ngừng kinh doanh trên thực tế mới chỉ là một sự kiện thực tế; hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế mới là bước hoàn thiện về mặt quản lý thuế.