Trên hệ thống quản lý thuế hiện còn khoảng 617.000 mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh không còn hoạt động hoặc có thông tin chưa được cập nhật đầy đủ. Trong đó, đáng chú ý là nhóm người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và nhóm không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

Đây không đơn thuần là vấn đề dữ liệu quản lý. Với doanh nghiệp đã dừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục, các nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp và xử phạt có thể tiếp tục phát sinh. Ngược lại, doanh nghiệp vẫn đang kinh doanh nhưng thay đổi địa điểm mà chưa cập nhật thông tin có nguy cơ bị xác định là không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, từ đó gặp vướng mắc trong giao dịch và thực hiện thủ tục hành chính.

Theo Cục Thuế, chiến dịch tập trung vào hai nhóm chính: người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế (trạng thái 03) và người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (trạng thái 06).

Điểm quan trọng là cơ quan thuế không xử lý đồng loạt tất cả hồ sơ theo một cách thức. Các trường hợp được yêu cầu phân loại theo mức độ rủi ro, trong đó nhóm người nộp thuế thực sự còn hoạt động nhưng thông tin chưa được cập nhật cần được hỗ trợ, tháo gỡ; nhóm có dấu hiệu rủi ro phải được kiểm tra, xác minh và xử lý theo quy định.

Thực tế cho thấy, một mã số thuế ở trạng thái 03 hoặc 06 không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hay hộ kinh doanh là “doanh nghiệp ma”. Có trường hợp vẫn kinh doanh nhưng đã chuyển địa điểm, thay đổi thông tin cá nhân hoặc mô hình kinh doanh mà chưa cập nhật trên hệ thống.

Anh Đ.H.T, một hộ kinh doanh tại Hà Nội, cho biết sau khi được cơ quan thuế tuyên truyền, hướng dẫn về chính sách thuế và các nội dung liên quan đến chiến dịch làm sạch mã số thuế, hộ kinh doanh đã thực hiện các thủ tục theo yêu cầu.

Từ những trường hợp như vậy, việc xác định đúng trạng thái thực tế của người nộp thuế được xem là khâu then chốt. Điều này vừa giúp cơ quan quản lý loại bỏ dữ liệu tồn ảo, vừa tránh gây thêm thủ tục, chi phí cho những người đang hoạt động hợp pháp.

Theo Luật sư Nguyễn Văn Được, Tổng Giám đốc Công ty TNHH Kế toán và Tư vấn Thuế Trọng Tín, doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng không hoàn tất thủ tục có thể phát sinh tiền chậm nộp ở mức 0,03% tính trên số tiền chậm nộp và số ngày chậm nộp, cùng các khoản xử phạt liên quan đến việc không nộp hoặc nộp chậm tờ khai, không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký, kê khai và nộp thuế.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp thành lập từ năm 2009 nhưng sau đó không hoạt động. Khi biết ngành Thuế triển khai chiến dịch, chủ doanh nghiệp đến cơ quan thuế để rà soát. Theo tính toán ban đầu, riêng lệ phí môn bài từ năm 2009 đến năm 2025 có thể khoảng 32 triệu đồng, chưa tính tiền chậm nộp. Doanh nghiệp còn phải hoàn thiện các tờ khai còn thiếu và có thể phát sinh tiền xử phạt vi phạm hành chính.

Theo luật sư Nguyễn Văn Được, hiện còn nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh không còn hoạt động nhưng vẫn ở trạng thái “treo” do chưa thực hiện thủ tục giải thể, một phần nguyên nhân là các khoản nợ nghĩa vụ thuế khiến chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh e ngại việc làm thủ tục chấm dứt.

Vì vậy, xử lý các mã số thuế tồn đọng cần đồng thời bảo đảm yêu cầu quản lý của Nhà nước và quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế. Doanh nghiệp đã thực sự rời khỏi thị trường cần hoàn tất nghĩa vụ để chấm dứt tình trạng tiếp tục phát sinh các khoản phải xử lý; trong khi doanh nghiệp vẫn hoạt động cần nhanh chóng cập nhật thông tin để tránh bị gián đoạn trong giao dịch và thủ tục hành chính.

Theo kế hoạch, trong năm 2026, ngành Thuế đặt mục tiêu tối thiểu 80% người nộp thuế thuộc diện rà soát được cập nhật thông tin về cá nhân chủ, người đại diện theo pháp luật, thông tin liên hệ và các dữ liệu liên quan. Đồng thời, 100% hồ sơ tồn trên hệ thống quản lý thuế phải được rà soát, xác định lại trạng thái thực tế, qua đó loại bỏ các hồ sơ tồn ảo hoặc những hồ sơ đã được xử lý nhưng chưa cập nhật kết quả.

Đối với hồ sơ trạng thái 03 tồn đọng tại thời điểm ngày 31/3/2026, ngành Thuế đặt mục tiêu xử lý dứt điểm tối thiểu 35% trước ngày 31/12/2026 nếu đủ điều kiện theo quy định. Những hồ sơ không phát sinh doanh thu, không phát sinh hóa đơn, đủ điều kiện xác nhận nghĩa vụ hoặc kéo dài trên 12 tháng được ưu tiên xử lý.

Cùng với việc tháo gỡ cho người nộp thuế thực sự hoạt động, cơ quan thuế cũng tăng cường sàng lọc các trường hợp có dấu hiệu rủi ro. Theo yêu cầu của Cục Thuế, 100% doanh nghiệp ở trạng thái 06 có lập hóa đơn điện tử nhưng không kê khai thuế phải được rà soát, đánh giá rủi ro và phân nhóm xử lý. Đối với những vụ việc có dấu hiệu hình sự rõ ràng, cơ quan thuế sẽ củng cố hồ sơ và chuyển cơ quan Công an xác minh, điều tra theo quy định.

Tại Phú Thọ, cơ quan thuế đã rà soát, chuẩn hóa, xác minh thông tin người đại diện pháp luật đối với hơn 3.200 doanh nghiệp, tổ chức thuộc trạng thái 03 và hơn 4.600 trường hợp thuộc trạng thái 06. Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, số trường hợp được rà soát lần lượt là hơn 5.700 và hơn 10.500.

Thuế tỉnh Phú Thọ đã chuyển cơ quan Công an 37 hồ sơ để xác minh, điều tra; đồng thời đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với hơn 9.200 hồ sơ. Qua xử lý các hồ sơ thuộc trạng thái 03 và 06, số tiền thuế, phí, lệ phí và nợ thuế thu được hơn 20 tỷ đồng; tiền xử phạt vi phạm hành chính đã nộp ngân sách hơn 9,6 tỷ đồng.

Tại Thuế cơ sở 9 tỉnh Phú Thọ, trong tổng số 5.037 mã số thuế thuộc trạng thái 03 và 06 được rà soát, đến ngày 18/8/2026 có 18 trường hợp được chuyển về trạng thái hoạt động, 81 trường hợp hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và 68 trường hợp chuyển sang trạng thái chờ xác nhận chấm dứt của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đối với trạng thái 06, có 101 trường hợp được khôi phục về trạng thái hoạt động, 57 trường hợp chuyển sang trạng thái chấm dứt hiệu lực và 88 trường hợp chuyển sang trạng thái chờ xác nhận. Tại Nghệ An, tính đến cuối tháng 7/2026, Thuế tỉnh cho biết đã xử lý chấm dứt hiệu lực mã số thuế và khôi phục hoạt động cho hơn 14.700 người nộp thuế thuộc nhóm nợ đọng, tồn đọng, đạt tỷ lệ hơn 20%.

Cơ quan thuế cũng phối hợp với Công an tỉnh và chính quyền 130 xã, phường để xác minh, hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu cho hơn 36.600 trường hợp. Những kết quả trên cho thấy cùng một trạng thái mã số thuế có thể phản ánh nhiều tình huống khác nhau. Có trường hợp cần hỗ trợ để quay lại hoạt động bình thường; có trường hợp phải hoàn tất thủ tục chấm dứt; nhưng cũng có hồ sơ cần xác minh do tiềm ẩn rủi ro liên quan đến hóa đơn, thuế hoặc việc sử dụng pháp nhân.

Ông Nguyễn Tiến Minh, Phó Trưởng Thuế Thành phố Hà Nội, cho biết việc chuẩn hóa dữ liệu giúp giảm hồ sơ tồn đọng, hỗ trợ người nộp thuế nhanh chóng hoàn thành thủ tục giải thể, chấm dứt hoặc khôi phục hoạt động kinh doanh theo quy định; đồng thời góp phần ngăn chặn các hành vi trốn thuế, gian lận và chiếm đoạt tiền thuế.

Một mục tiêu khác của ngành Thuế là kiểm soát phát sinh mới. Theo kế hoạch, thời gian giải quyết bình quân các hồ sơ giải thể, chấm dứt hoạt động phát sinh mới kể từ quý II/2026 được đặt mục tiêu không quá 4 tháng đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền cơ quan thuế và đủ điều kiện xử lý.

Tỷ lệ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trong tổng số doanh nghiệp rời bỏ thị trường năm 2026 phấn đấu đạt tối thiểu 40%. Số doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký phát sinh mới cũng được đặt mục tiêu giảm tối thiểu 20% so với năm 2025. Cơ quan Thuế khuyến nghị người nộp thuế chủ động kiểm tra tình trạng mã số thuế, đặc biệt trong trường hợp đã ngừng hoạt động, chuyển địa điểm hoặc thay đổi thông tin đăng ký.

Nếu vẫn đang kinh doanh nhưng không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin. Trường hợp đã chấm dứt kinh doanh cần hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, hóa đơn và các thủ tục liên quan.

Người nộp thuế cũng cần chủ động bảo vệ thông tin cá nhân, không cho mượn, cho thuê, mua bán hoặc để người khác sử dụng căn cước công dân và thông tin cá nhân để thành lập doanh nghiệp, hộ kinh doanh trái quy định. Khi phát hiện thông tin cá nhân bị sử dụng trái phép, cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Công an và cơ quan thuế để được xác minh, xử lý.

Đặc biệt, từ ngày 1/7/2026, trường hợp người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, sau 120 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông báo mà không thực hiện thủ tục khôi phục mã số thuế hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định sẽ bị áp dụng biện pháp tạm hoãn xuất cảnh.

Với khoảng 617.000 mã số thuế cần tiếp tục rà soát, chiến dịch “Làm sạch mã số thuế - Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh” vì thế không chỉ là nhiệm vụ chuẩn hóa dữ liệu của ngành Thuế. Đây còn là quá trình xác lập lại trạng thái thực tế và pháp lý của doanh nghiệp, hộ kinh doanh, giải quyết các nghĩa vụ tồn đọng, đồng thời tạo điều kiện để những chủ thể vẫn đang hoạt động hợp pháp nhanh chóng khôi phục trạng thái và tiếp tục kinh doanh.